Gastzugriff in Microsoft Teams aktivieren

Stark projektgetriebene Branchen wie Bauunternehmen oder Bauplaner wissen, wie wichtig die schnelle und nahtlose Integration der Mitarbeiter in neue Bauprojekte ist. Um reibungslose Abläufe sicher zu stellen ist es erforderlich, diese in die wichtigen Informationswege einzubinden und ihnen die relevanten Dokumente zur Verfügung zu stellen. Dies jedoch nur für die Zeit der Projektzusammenarbeit und mit unterschiedlichen Berechtigungen. Microsoft  365 und Microsoft Teams machen die projektbezogene Zusammenarbeit – auch mit Leuten, die nicht zur eigenen Organisation gehören – wirklich einfach. Wir wollen Ihnen an dieser Stelle die Optionen „Externe Freigabe/Teilen“ und den „Microsoft Teams Gastzugang“ vorstellen, die Ihnen unterschiedliche Möglichkeiten der Zusammenarbeit mit Externen eröffnen. Und wer es noch genauer kontrollieren möchte, steuert mit der Digitalen Projekt- und Bauakte den Gästezugriff  in jedem Teams/ Projekt einzeln.

Externe Freigabe / Teilen vs. Microsoft Teams Gastzugriff 

Während bei der Externen Freigabe/Teilen hauptsächlich Dateien, Dokumente, Bibliotheken, Listen und sogar komplette SharePoint Online-Sites freigegeben werden, gewähren Sie mit dem Gastzugang in MS Teams externen Mitarbeitern Zugriff auf einen Großteil der üblichen Teams-Funktionen wie Chat, Kalender, Dateien und die von Ihnen verwendeten Ressourcen. Damit stellen Sie ein einfaches Onboarding und schnelles produktives Arbeiten ihrer externen Mitarbeiter sicher – auch bei vielen und häufigen Wechseln.

Eine Übersicht über die Berechtigungen der Teams-Mitglieder innerhalb Ihrer eigenen Organisation und derer mit Gastzugang erhalten Sie hier:

*Diese beiden Berechtigungseinstellungen werden von Team-Besitzern gesteuert. Darüber hinaus können Microsoft 365-Administratoren über die Funktionen entscheiden, die für Gastbenutzer verfügbar sind.

Zum Zeitpunkt der Veröffentlichung dieses Artikels sollte der Gastzugriff für Microsoft Teams standardmäßig aktiviert sein – Microsoft hat diese Änderung im Verfahren Anfang Februar 2021 eingeführt. Falls Ihr Tenant den Gastzugriff noch nicht aktiviert hat, folgen Sie bitte dieser Anleitung. Um den Gastzugriff für Microsoft Teams zu aktivieren, benötigen Sie globale Admin-Rechte für Office 365.

Vorab: Bitte prüfen Sie, ob auch für folgende Ebenen der Gastzugriff aktiviert ist:

• Azure Active Directory
• Microsoft 365 Groups
• OneDrive / SharePoint Online

Jetzt geht’s ins Microsoft Teams Admin Center:

• Wählen Sie im Admin-Center von Microsoft Teams ➔ Organisationsweite Einstellungen ➔ Gastzugriff.
• Wählen Sie bei “Gastzugriff in Teams zulassen” im Dropdown-Menü die Option “Ein”.

Bitte haben Sie etwas Geduld. Es dauert bis zu 24 h, bis die Änderungen aktiv sind.

Mit diesen Einstellungen für Meetings, Anrufe und Messaging legen Sie fest, was Ihre Gast-User in ihrem Teams sehen und tun können.